局印章使用管理制度, 是单位用以规范印章管理的文件, 也是防范用印风险的核心所在, 这套制度的旨在解决几个关键问题: 印章该由谁保管, 谁来进行审批操作, 如何正确使用, 以及出了问题该如何处理, 无论是行政人员, 还是业务经办人, 只要能透彻理解这些规定, 方可在日常工作当中, 规避因违规用印所带来的麻烦。
印章保管责任怎么划分
局印章的保管, 与用印安全直接攸关。制度清晰规定, 单位公章由办公室指定专人予以保管, 财务专用章、合同专用章等, 分别由财务科、业务科等对口科室进行保管。保管人务必将印章存放于保险柜或者带锁的铁皮柜内, 每次用印之后即刻上锁, 不允许存在印章随意放置在办公桌上的情形。节假日时段, 印章需要集中封存, 由办公室统一加以管理。
当保管人出现离职状况, 或者进行岗位调整之际, 必定要领办印章交接相关手续事宜, 去填写交接清单, 并且要经由监交人在现场予以确认。要是在保管的这段期间, 出现印章丢失、被盗, 亦或是私自被使用的情形, 那么保管人是需要承担起直接责任的。曾经存在这样一个单位, 由于保管人把印章带回自家之中, 进而致使印章被盗用去签订虚假合同, 最终该保管人遭受了被追责处分的结果。像这样的案例对我们予以提醒,印章保管这条红线绝对不可以触碰。
用印审批流程具体怎样执行
执行制度的环节里局印章使用管理制度, 用印审批相当关键, 需要极为严格地落实。日常公文、报表这类常规用印业务里: 经办人要填用印申请单, 写清用印什么事由, 文件的名称是啥, 份数有多少等情况,经科室负责人签字局印章使用管理制度, 再报给分管领导去审批。对外签合同、出具担保函、报送重要统计数据等重大事项用印, 非得经由局主要领导签批, 甚至有的还得局务会集体研究来定。
有个在现实操作期间容易为人遗漏忽视的细微末节: 用于加盖印章的文件务必得跟审批单里的内容保持一致。说要是针对审批予以认可放行的是A方案, 然而实际加盖印记的竟然是B方案, 哪怕领导已经签署了名字这同样归属于违反规定使用印章。曾经存在过经办人员由于贪图便利快捷, 拿着已然经过签批的陈旧文件仅仅改动了几个数字便径直去加盖印章, 最后被审计核查出了问题。因而制度特意着重表明, 在进行加盖印章操作的时候一定要对文件的版本进行查验核对, 以此来避免暗中以假换真。
针对每一枚印章, 都得去构建起用印登记的台账, 详尽地记录下用印的时间, 文件的名称, 批准的人员, 经办的人员等诸多信息。登记台账的保存期限不能少于三年, 得随时做好准备去接受内部的审计以及上级的检查。对于违规用印的处罚也是清晰明确的: 要是擅自进行用印, 亦或是越权去用印, 又或者是为空白的介绍信、空白的合同加盖印章的, 会依据情节的轻重给予警告, 记过, 一直到开除的处分；要是造成了经济损失的, 还得承担起赔偿的责任。这些通通都是从无数的教训之中总结归纳出来的严格规定。
