印章管理使用到底要注意什么
许多单位于印章管理方面曾遭遇问题印章管理使用, 有的是合同盖章有误, 有的是公章不知被何人拿去随意加盖。印章此物, 看似体积不大, 一旦出问题便会酿成大麻烦。在日常工作期间, 印章管理使用最为关键的便是要留意三个环节, 即谁负责保管, 谁进行审批, 谁来使用印章。
保存阶段极易出现状况, 有的所属单位将公章随意搁置在抽屉内, 则任何人皆能够获取；另外一些所属单位甚至使得一名职员既负责保管公章又负责保管合同章, 风险至极。正确的举措应当是, , 公章必须经由专门人员予以保管, 并且不得由业务经办人员或者审批人员兼任。举例而言, , 财务章以及法人章应当分开存放, 切不可交予同一个人掌管。每日下班之前需要对印章进行一次清点, 务必保证其全在保险柜之中。
易于出现漏洞的区域是审批环节, 领导签个字便能够盖章, 听起来是简单的, 然而在实际操作期间, 有许多人跳过了审批步骤, 有些单位不存在明确有印申请单, 或者存在申请单但却没有人认真去核对内容, 这就等同于把印章使用权完全给予了经办人, 建议每个单位都要建立呈现电子状或者纸质样的用印台账, 去详细记录每次当中各自用印的时间、文件名称还有份数以及经办人等情况。
怎么规范印章档案管理
将印章用于管理, 并非仅仅是管理现今所拥有的章, 还必须管理好过往留存下来的那些档案, 众多单位在印章被使用完后就把申请表、扫描件、合同副本全都随意丢弃, 当出现纠纷需要查询原始记录时, 却什么都寻觅不到。
规范的做法是, 每一枚印章, 都要建立起独立的档案卷。档案内容涵盖印章的刻制批准文件, 启用时间, 使用登记表, 作废时间, 以及销毁记录。特别是印章作废这个环节, 时常被忽视。作废的印章, 不可以随便扔在办公室角落里, 必须经由授权人员监督销毁, 还要留下销毁过程的照片或者视频记录。
档案保管的时间同样是值得予以留意的, 一般而言,单位的印章使用档案有必要保存起码五年印章管理使用, 对于重要合同所对应的用印记录而言, 建议进行长期保存, 要是你所使用的是电子印章, 那么还得做好电子签章平台的备份工作, 借助这样的做法来防止系统出现崩溃状况之后数据出现丢失的情况。
存在着一个细节情况, 此情况关乎印章的停用以及封存事宜, 部分单位在更换新印章之后, 旧印章却仍被放置于某个抽屉之中, 进而出现被他人拿出继续使用的状况, 此种情况无异于给自己埋下了一颗隐患之雷, 而正确的处理方式应当是, 一旦印章被判定作废, 便需要在系统里将其标注成无效状态, 对于实体章而言, 要么进行销毁操作, 要么封存至指定的档案室并且由双人进行加锁保管。
