用于证明企业具备合法身份的重要凭证是印章, 其保管以及使用, 和公司所面临的法律风险、运营安全直接相关联。不少企业因为印章管理处于混乱状态,从而致使合同出现纠纷印章保管使用管理制度, 引发内部腐败现象, 甚至被冒名进行贷款活动, 这些教训极为深刻。所以, 构建一套拥有清晰特性、具备严谨性质的印章保管使用管理制度, 是每一家公司都务必需要扎实掌握的基础技能。
印章日常保管要注意哪些关键点
印章保管的关键之处在于“责任落实到具体个人”以及“确保物理层面的安全保障”。公司应当指定专门的人员去承担印章保管的职责, 一般情况下建议由综合管理部门或者档案室专门的工作人员来担任此项工作, 并且要签订《印章保管责任书》。承担保管任务的人员不可以擅自委托别的人代为管理, 同样也不可以把印章带出指定用于存放的地点。
对于物理存放行为而言, 印章必然锁进保险柜亦可选用专用铁皮柜, 达成“人走章锁”之要求。保险柜钥匙跟密码理应分开予以管理, 好比钥匙由保管员予以持有 密码由部门负责人予以把控。每一次用印之后, 保管人得马上把印章放回原位, 防止随手放置于桌面等不安全之处。
建议针对分公司或者项目部的印章, 推行“远程备案加上定期盘查”制度, 分公司的印章要在总公司留存印模备案, 总部每一个季度起码抽查一回使用记录, 要是发现印章边缘出现磨损、字体变得模糊等异常状况, 一定要马上停用并且申请进行更换, 曾经有一家企业由于印章磨损致使合同签章被法院判定为无效, 教训十分惨痛。
用印审批流程如何执行才不流于形式
众多公司尽管存有审批流程, 然而在执行期间常常会出现诸如“事后补签”或者“领导口头同意”这般的违规性操作, 如此一来便会致使制度形如虚设。科学的用印审批务必要坚守“事前申请、逐级审批、双人核验”这三项原则。
就具体情况而言, 申请人要填写《印章使用申请表》, 将用印的事由标明, 把文件的份数写明, 把对方的单位名称等信息注明。对于 Contract 类的用印来说, 需要法务进行审核, 要是重大的交易还得附上股东会的决议。审批人依据权限来分级: 普通的文件由部门负责人批准, 要是涉及了财务或者对外担保的则必须由总经理或者董事会批准。
在用印之际, 保管之人需要核验三样事物, 其一为审批单之上的签字, 其二为用印文件内容与申请是否相一致, 其三为文件是否存在空白区域。当核验没有错误之后, 保管人与申请人要在用印登记簿之上共同签具名字, 并加盖骑缝章以此来防止文件被抽换。对于空白纸张或者未填写关键条款的合同, 必须要 absolutely 坚决拒绝盖章, 这乃是防止“空白背书”风险的底线。
在于痕迹化管理是制度执行的关键所在, 每次进行用印的时候都应当通过录像或者拍照的方式来留档, 登记簿要按照年度进行归档保存, 并且至少保存十年, 一旦出现纠纷,这些记录便是最为有力的证据印章保管使用管理制度, 曾经有企业因为没办法提供用印记录, 在诉讼当中被迫承认了对方伪造的担保函。
印章管理制度并非只是挂在墙上高高在上的标语, 而是那种每天都得切实落地执行的操作手册, 从开始保管, 到后续使用当中的每一个细微环节, 全都得依靠严格如铁的制度去加以约束, 借助技术方面的辅助力量来予以加固, 只有当这种制度变成一种习以为常的行为模式时, 风险才能够真正被阻挡在安全的大门之外。
