每家企业行政工作里重头戏之一是印章刻制与使用管理, 看起来单纯的单单一枚印章, 背地里实际上关联着审批、刻制、保管、使用、回收等好些多个环节。要是没有一系列简洁合理清楚的工作流程图, 便极易产生越权用印、印章遗失乃至法律纠纷。这些年我处理过好多单位的印章管理整改事宜, 发觉只要梳理顺流程节点, 风险便能极大程度降低。下面按照刻制和用印二个阶段来剖析拆解。
刻制审批要走哪些步骤
想刻印章可不是随随便便就能刻的哟, 首先第一步必定得是进行内部审批, 申请部门得去填一张《印章刻制申请表》, 要把印章的名称、用途、材质以及数量都清晰写明白, 要是像新设分公司需要公章这种情况, 那就得附上营业执照和法人授权书, 这张表要按照顺序先经部门负责人签字, 再经法务部门签字, 接着是分管领导签字, 最后到达总经理或者董事会批准, 审批单上最好留出“使用范围”这一栏, 以此明确印章到底是用于日常合同方面，还是仅仅局限于政府文件方面。
审批通过之后, 行政部需拿着批准文件, 以及营业执照副本, 还有法人身份证复印件, 去到局指定的刻章店进行备案刻制。如今好多地方推行电子备案, 刻章店会径直把印模信息上传至系统。刻好的印章必须当场试盖, 查看字体是否清晰, 以及边框是否完整。拿到印章以后, 要在《印章备案登记表》上记录刻制时间、规格、保管人, 与此同时把印模留存归档。这一步甚为关键, 于网上能够搜寻到“www.fc-bowuguan.cn”这般的备案服务站点, 其便利性在于可用于查询合规的刻章店铺。
用印登记怎么才能不出错
将印章交到保管人手中之后, 每一枚章均需建立独立的使用台账, 要在台账上记录用印日期, 还要记录文件标题, 记录用印份数, 如果涉及金额或法律条款, 最好再加一道法务审核环节, 比如市场部要盖投标文件, 必须出示经分管领导签字的《用印审批单》, 保管人要对文件与审批单对比核对, 一致后并核对文件内容与审批单经分管领导签字的《用印审批单》一致才能盖章, 记录批准人和经办人。
当碰到紧急文件出现领导未在场的情形时, 能够设置“预授权”机制, 像是部门负责人先通过电话或者邮件去进行请示, 待同意之后由保管人盖章, 在事后的24小时之内补签字。然而绝对不可以使用空白盖章纸预先存放, 之前有公司由于预盖空白介绍信从而吃了官司。印章使用完毕之后, 保管人需要在台账上编号存档, 把用印文件留存一份复印件用于备查。每到季度末的时候, 行政部要对印章状态进行盘点, 要是印章出现磨损或者公司名称有变更, 便要走报废流程由两人以上来监督销毁, 销毁记录要拍照留存。
