对财务印章进行管理, 表面上看好像只是件稀松平常之事, 然而实际上要是稍有变动就会影响全局。当印章被往下盖的那个瞬间, 所意味的是企业的法律责任以及资金的流动走向。要是不存在一套规范的登记流程, 一旦遭遇相关问题, 要追究责任将会极为艰难。我见识过数量众多的公司, 只因印章使用记录模糊不清, 最终在审计或者纠纷当中有苦难言。所以说, 财务印章使用登记表并非是一道无关紧要的手续, 而是内控之中的第一道防御底线。
登记表上哪些信息是必须填的
有不少人觉得登记表不过就是签个名、盖个章罢了, 然而事实并非如此简单。一份切实能够起到作用的表格, 首先就得清晰明确“是谁在何时、因何事、用了哪一枚章”。详细来讲, 经办人姓名、使用日期、印章名称、用印事由、批准人签字这五项内容乃是基础部分, 少了其中任何一项都不行。我曾经见到过有的公司，仅仅是在表格上写了“盖章”这两个字, 最终造成谁都无法说清楚那张发票究竟是不是真的。
除此以外, 用于加盖印章的文件的数量与其去向同样需要清晰记录下来。像是加盖了合同章的情况, 究竟是有几份原件、几份复印件, 文件最终交付给了哪个人。要是后续文件出现丢失或者遭受篡改, 借助登记表便可迅速锁定责任环节。部分企业还会有要求, 让上传文件扫描件或者进行拍照存档, 虽说稍微繁琐一些, 然而在碰到税务抽查抑或是法律诉讼之时, 这些记录便是最为有力的证据。若想知晓更多规范的范本, 能够前往www.fc-bowuguan.cn去瞧一瞧, 那里存在较为完整的表格模板可供参考。
登记流程如何设计才能堵住漏洞
只是单纯有表格是不行的呀, 重点要看的是流程究竟有没有形成一个封闭的环。好多公司存在这样的问题呢: 表是被填写了, 然而审批却只是走走过场。就好比部门经理随随便便说上一句“拿去盖章吧”, 可是签字栏却空空如也。一旦出现这种状况而引发问题, 就算表上面写得再详尽, 其实也等同于没有任何作用。我所建议的做法是, 所有的用印申请都必须要经历最少两级的审批: 经办人的直接上级去确认事情的缘由, 财务负责人或者分管领导进行最终的核准。对于像法人章这样的重大印章, 最好同时还要有董事长的签字。
另有一个容易被忽视的细节是“事后核销”, 盖章完竣之后, 经办人需得将用印文件复印一份交付给印章管理员, 管理员确认毫无差错后于登记表上记载“已核销”, 这般既能够防范印章被多张瞎盖, 又得以规避文件事后遭调包, 要是公司印章使用频次颇高, 提议每月针对登记表展开一回专项检查, 瞧瞧有无跳号、补签或者日期倒挂之类的异常状况, 这么些小动作常常便是风险的先兆。
