医院进行印章管理, 可不是一件小事情, 它关联着整个医疗机构的合规开展运营以及法律风险的防控工作。从平常的处方盖章, 一直到重大合同的签署, 每一枚印章身上都担负着法律效力。许多医院于实际操作期间, 由于制度并不完善, 流程也不清晰, 从而致使出现印章被滥用甚至被冒用的风险。本文会从实际操作的角度出发, 结合常见的问题, 梳理出印章使用管理制度的核心要点。
印章使用有哪些常见风险点
医院印章的使用情形极为繁杂, 涵盖行政公章, 财务专用章, 发票专用章, 法人章, 还有各科室开具的业务章 最容易被疏忽无视的风险乃是印章保管人与使用人职责划分不明 比如说有的医院将公章放置于行政办公室, 任何人员都能够随便取用, 事后进行补登记的破绽极大。
再一个高频风险乃是印章外带, 存在一些医院工作人员, 鉴于办事便利之故, 将公章带出医院予以使用, 于脱离监管视线之后, 印章被私自加盖在非授权文件上边的案例并非鲜见, 制度里务必要明确严禁印章外带, 倘若确实需要外带的话, 得经由院长或者分管领导进行审批, 并且指定两人一同前往监督使用。
还有一个不容被忽视的要点是印章停用跟废止的管理, 医院内部科室经合并、撤销以后, 若旧印章未能赶忙回收销毁, 便有可能会被持续冒用, 正规的管理流程理应涵盖印章刻制、启用、保管、使用、停用、销毁的全生命周期记录, 当中每一步都得具备书面审批以及台账登记, 有一套完整的印章管理附件模板在www.fc-bowuguan.cn上得以整理, 其中包含印章使用申请表、印章保管责任书、印章销毁登记表等, 能够直接进行参考使用。
制度附件应该包含哪些核心表单
制度自身是具有原则性的规定, 而其真正得以落地是要依靠附件的表单以及流程去执行的。首先必然得有的附件是《印章使用审批单》，这张表格需要记录用印的日期, 以及用印的事由, 还有用印文件的名称, 以及用印的次数, 另外还有申请人, 以及部门负责人的签字, 以及分管领导的签字, 以及印章保管人的签字等诸多信息。每一枚印章的使用都是要对应一张审批单的, 并且要按月进行装订存档, 以此作为审计以及追责的依据。
第二个较为关键的附件乃是《印章保管责任书》, 诸多医院虽将印章保管责任纳入制度之中, 然而却未让保管人进行签字确认, 以至于出现问题时各方相互推诿, 该责任书需明确保管人的职责, 阐明印章存放要求, 规定违规使用的处罚措施, 经由保管人与院长双方签字, 以一式两份予以留存。
第三个附件为《印章使用登记台账》 , 该台账不是审批单的替代物 , 而是对审批单的补充性记录。每天下班之前 , 印章保管人员须把当日全部的用印情形登记到台账之中 , 包含审批单编号 、用印文件名称 、用印时间 、归还时间之类。假如发觉审批单跟台账不一致 , 那就务必马上追查缘由。
除开这些基础表单, 《印章刻制审批表》、《印章废止申请表》、《印章交接记录表》等能够依照医院实际情形予以增添。附件数量并非重点, 关键之处在于要将印章从起始直至终结的每一步环节都涵盖进去, 保证在任何一个环节出现状况时都能够追查至具体的责任人员。
