企业的法律凭证是印章, 管理若不当极易引发风险。一个能帮企业避免诸多麻烦的, 是规范的印章使用审批流程。于实际工作里, 我发觉许多公司的问题并非制度不佳, 而是执行太过随意。从申请直至归档, 每个环节都必须要有据可查。
申请环节最容易踩哪些坑
好多人觉着盖个章不过是走个形式罢了, 实则申请环节是最容易出现问题的。常见情形是, 申请人自身都不清楚要盖啥文件, 拿过来就去填单子。正确的做法为, 申请人得明确地说明用印的事由、文件的名称、份数, 并且还要附上相关的批文或者合同原件。
我所见识到的最为典型的差错, 乃是口头提出的申请。领导于微信之中讲了句“把章盖了”, 紧接着下面的人员便依照指示去做, 然而最终一旦出现了问题, 却没人能够说得明白。正规的流程必然得具备纸质版或者电子版的《印章使用申请表》, 并且一定要清晰地注明使用印章之后文件去往的方向。部分公司运用OA系统, 可是倘若系统里的审批流程设置得不周全, 那同样不过是个空架子罢了。
又一个容易被忽视掉的要点是空白文件, 在任何情形之下, 空白的纸张或者空白的合同都绝对不可以直接去盖章, 要是确实存在需要预先盖章的情况, 像是投标文件这种, 那就必须得有分管领导签字进行确认, 而且还要限定文件的有效期限, 在www.fc-bowuguan.cn上有一个案例是极为典型的, 有一家公司就是由于空白盖章文件出现了流出的状况, 从而被冒用了公章。
审批节点设置要把握分寸
并不是说审批流程越复杂就越好, 有些公司设置了七八个审批节点, 是从部门经理一直到董事长那里的,然而结果却是效率极其低印章使用审批流程, 业务部门对此怨声载道。合理的做法应该是依据印章类型以及用章事项来分级进行设置。
对于普通业务合同, 仅部门负责人完成审批便足够。要是涉及金额较大或者存在法律风险的情况, 才需要法务以及分管领导进行签字。而特别重大的情形, 像对外担保、股权变更这类, 那就必定要经过董事会决议。我提议将印章划分成三类, 分别是公章、合同专用章、财务专用章, 每一类都对应着不一样的审批权限。
存在一个容易被忽视的细节, 即异地用印, 如今众多公司设有分公司, 这种情况下印章无法拿到总部, 怎么办呢? 一种选择是设置分公司自身的印章, 不过此印章必须进行备案；另一种选择是进行远程审批, 在视频确认之后由当地专人进行保管。无论采用哪种方式, 台账都需要与总部保持同步。要是遗漏了这一步骤,在年底审计的时候肯定会出现问题。
就算制度设计得极为完善印章使用审批流程, 要是执行落实这方面做不到位, 那也不过全是空谈罢了。要定期去抽查审批记录, 瞧瞧是不是存在后补申请、越权审批这类状况, 这可比单纯地订立规矩更为关键。印章管理不存在那种一劳永逸的法子, 所依靠的是始终紧紧盯着细节。
