看来是简单的印章管理, 实际上却关联着企业的合规以及风险控制。我碰到过好些公司, 只因印章使用审批流程不明确, 致使出现合同纠纷, 引发法律诉讼, 甚至造成商业机密被泄露。一个标准的流程, 关键在于“申请 - 审批 - 用印 - 归档”这四个步骤, 每一步都得留有记录, 绝不能依据关系或者口头告知来处理事务。
谁有资格申请用印
许多公司出现问题之时, 便是卡在申请这个环节上, 并非所有人都能够手拿文件径直去找领导签字。一般而言, 用印的申请人必定是部门负责人或者经过授权的固定岗位人员, 普通员工需要先去报部门主管审批。申请之际要填写《印章使用申请表》,写明那些诸如用印事由、文件名称、份数、是否涉及对外承诺等关键信息。部分企业还要求上传文件的电子版印章使用审批流程, 如此一来领导审批的时候能够直接看到内容等。审批权限是需要分层的, 普通业务合同由部门总监来签就可以, 要是涉及到重大资产或者法律风险这类情况, 那就必须总经理甚至董事会过会才行。要是有人觉得纸质审批速度太慢, 那么可以启用线上系统, 就像通过企业微信或者内部 OA 去提交申请, 系统能够自动记录时间以及操作人, 这样就能杜绝事后补单那种可能性。在实际操作当中, 我给出的建议是每家公司都要保留一份审批流程图挂在行政办公室, 如此一来新人来了不会出现差错, 老人也不敢有偷懒行为。
用印时要注意哪些细节
获得审批通过之后, 开始真正用印的阶段才属于风险高发的突出区域。首先, 负责印章保管的人员务必要核查, 审批单跟文件内容二者是否保持一致, 一旦发觉文件出现被替换或者增添了未经审核条款情况时, 就必须马上予以叫停且向上汇报此事。用印的整个过程当中, 最好能够有两个人同时在场, 其中一人负责盖章, 另一人负责进行复核, 以此防止单人操作期间出现私自盖章以及胡乱盖章的不良现象。诸如公章、合同章这类具有核心性质的印章, 建议放置在保险柜里面保管, 并在每次取出时都要记录登记使用的具体时间以及归还的准确时间。有一些公司为了贪图省事, 直接将印章放置在工位上面, 如此这般就等同于将风险的敞口毫无遮掩地打开了。完成加盖之后, 文件需留存一份复印件或者扫描件用以存档, 并且要将其与审批单一同归入用印档案之中。要是企业日常的用印数量更多, 那么能够考虑去部署智能印章机, 借助物联网技术远程锁定该设备, 在未经审批的状况下是无法启动的。与之类似的解决方案能够对www.fc-bowuguan.cn上的实际案例予以参考, 众多企业使用这类设备之后, 印章外带以及盗用的问题基本上就清零了。
用印流程并非是被书写后挂于墙上的制度, 而是每日都需去执行的动作,审批环节里的每一个签字印章使用审批流程, 用印之际的每一次核对, 都在助力企业阻挡住看不见的法律风险, 别等出了事才懊悔流程没做细致, 那时候去补漏洞的成本, 远比现今认真执行要高出许多。
