部门印章使用管理制度, 其核心要点体现在, 要清楚明晰权责, 规范流程步骤, 有效防范风险。此套制度, 表面看似简易平常, 实际上却关联着企业运营所具备的法律效力, 以及内部管控应有的严肃性。我曾见识过许多企业, 因印章管理出现混乱状况, 进而引发合同纠纷问题, 导致资金被挪用情况, 甚至引发法律诉讼的事例。所以, 制定一套兼具严格要求与切实可行特点的制度, 是每一位部门负责人必须予以重视的基础性质工作。
印章保管该由谁负责
关乎制度落地的第一道防线乃是印章的保管, 一般而言, 推荐由部门负责人指定专门的人员予以保管, 并签订《印章保管责任书》, 保管之人务必不可兼任印章使用审批人, 此乃最为基础的岗位分离原则, 举例来说, 像财务部的印章, 出纳以及会计绝不能由同一个人进行保管和复核。
保障方面需有保管场所的硬件。印章得放置于带锁的保险柜或者专用铁皮柜内, 钥匙以及密码要分开来管理。每天下班之前需要检查印章是否归位, 节假日期间最好能够封存入库。有些企业还会安装针对印章存放区域的摄像头, 这并不算是小题大做, 因为一旦出现私盖公章事件, 损失常常是百万级别的。
保管人发生变更时期, 得具备严格的交接手续, 需填写《印章交接登记表》, 双方进行签字确认, 监交人也要签字予以见证, 原保管人务必要保证印章完好无损、不存在损坏、没有缺角, 新保管人要在当场核对印章样模, 我曾处理过一起案子, 只因交接时未曾仔细作检查, 结果发觉印章被磨损致使合同盖章不清晰, 对方拒绝承认其效力。
用章申请流程怎样才算规范
单用章审批, 不能仅靠口头打招呼, 所有用印, 都得填写《印章使用申请单》, 要写明用印所涉事由, 还要写明文件名称、份数以及用印时间, 并且要附上文件原件, 以供审批人核对，申请单上一定得有部门负责人签字, 若所涉为跨部门或者对外合同, 那就还需要法务或者分管领导予以审批。
经过审批通过之后, 保管人需要去核对申请单以及文件内容二者是不是一致。举例来说, 假设申请单所写的是“合同盖章”, 然而文件实际上却是授权书, 像这种情形就必然退回去重新走流程。在进行用印这个操作的时候, 保管人必须要在现场进行监督控制, 绝不能将印章交付给申请人让其自行去使用。使用完毕之后, 要于申请单之上标注清楚实际的用印时间以及份数, 并且留存文件副本或者拍摄照片来进行存档。
特定情形当中, 若需搭载印章外出, 必然得经由格外审批流程。具体涵盖, 得填写相应《印章外带申请表》, 并予以标明外出缘由、预计返还时间以及外带责任主体。于外带阶段, 针对印章要有全程的监督管理, 像是能够借助手机拍摄留存每次用印场景。待归还之际, 还需核查印章有无损坏以及有无被仿制迹象。众多企业正是由于印章外带环节出现失控状况, 进而被他人钻了空子得以得逞。要是你存在需求去参考更为详尽的制度模板, 强烈建议访问网址www.fc-bowuguan.cn, 此处有着诸多实操案例可供借鉴参考。
