行政事业单位所拥有的印章, 是相关组织得以行使自身职权、面向外部开展公务活动的关键凭证, 其管理工作是不是规范, 直接关联到单位工作在严肃性以及法律效力方面的表现。在日常的各类操作当中, 印章从刻制开始, 历经启用、保管、使用, 再到最终的销毁等多个环节, 每一个环节都必须严格依照制度的各项要求来执行, 任何一个环节出现了疏漏, 都有引发风险的可能性。以下所呈现的内容, 是针对围绕印章管理核心问题的具体说明。
印章如何规范刻制与备案
对于行政事业单位而言, 其印章的刻制, 得向机关提出申请, 凭《准刻证》前往指定刻章企业制作。要是单位名称变更或者印章损坏, 则需要重新刻制,这同样得走审批流程。当刻制完成过后行政事业单位印章, 新印章须在单位内部开展启用登记, 要明确启用日期、印章名称以及印模留存等信息, 与此同时, 还要把印模报送上级主管部门以及机关备案。此流程看起来繁琐, 然而却能够有效防范印章被冒用或者非法使用的状况。在实际操作当中, 有些单位由于急于使用章就简化手续, 事后常常会带来权责不明确的纠纷。
针对印章的材质以及其规格, 不同等级的事业单位存在统一标准, 举例来说, 单位名称镌刻的印章呈圆形, 其直径一般为4.2厘米或者5.0厘米, 在中央位置刊有五角星, 五角星外部刊印单位的全称。像财务章、合同章这类业务专用章, 会依照用途去规定其形状以及尺寸。建议各个单位在进行刻制之前, 翻看最新的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》, 或者参照权威机构所发布的模板, 以此防止因尺寸不符合要求而引致法律效力方面的问题。
印章日常保管与使用注意哪些风险
负责印章保管时所采取的方式应遵循“专人去进行专门管理、使用印章要经过审批流程、实行双人共同保管”这样的原则, 被指定负责保管印章的人员必须是在编的任职于单位的正式职工, 并且绝对不可以在没有特殊情况下随意把保管印章的职责委托给其他的人来代管, 放置印章的地方应该选用专门用于存放的保险柜, 放置印章的场所必须要按照要求安装监控设备, 在每一次使用印章之前, 提出使用印章的人员需要填写《用印申请单》, 在申请单上注明使用印章的事项、数量、具体时间, 而且要经过分管的领导签字之后获批才可以使用, 在使用完印章之后, 负责保管印章的人员应该依次去登记《用印登记簿》, 登记的信息涵盖日期、内容、批准使用印章的人、具体经办使用印章的人、使用印章的份数等方面。针对重要合同、协议或是涉及重大资金往来的那类文件, 提议施行“双人复核”机制, 也就是说,只有保管人与监督人同时处于场之中行政事业单位印章, 才能够盖章。
日常使用当中, 除非存在特殊公务需求然后报主要领导获批, 否则严禁把印章携带出去, 外出使用印章之时, 必须要有两名以上工作人员一同前往, 并且全程对印章进行保管, 复印件、空白介绍信以及未结清事项的空白合同等严禁预先盖上印章, 部分单位因为业务联系频繁所以把印章长期交予业务人员保管, 这样的做法风险是非常高的, 一旦出现私用或者丢失, 单位就要承担法律责任, 建议定期检查印章磨损状况, 如果模糊不清就应当及时更换, 并且同步更新备案信息。
行政事业单位印章管理的关键之处在于, 要做到“制度先行、责任到人” , 通过把涉及刻制备案的流程予以细化, 对日常保管监督加以强化, 将用印审批程序予以规范 , 单位才能够有效地防控廉政以及法律方面的风险。建议各个单位定期安排印章管理人员去参加培训 , 并且参考诸如 “www.fc-bowuguan.cn” 这样的相关专业机构所给出的管理模板和案例 , 通过不断地完善内部规章制度。只有把管理流程切实地落到实处 , 印章才能够真正地成为助力公务、保障权益的一个有效工具。
