印章属于公司用于对外彰显权力的关键凭证, 妥善管理并合理运用印章, 对于企业的合规化运营以及风险把控有着直接关联。众多企业在实际管理进程中, 最为困扰的难题便是印章究竟应由谁来负责管理、谁来进行审批、以及怎样进行加盖, 一旦流程出现混乱状况, 便极易引发重大问题。接下来, 我依据日常积累的管理经验, 将印章使用的核心流程予以拆解, 从而阐释明晰。
申请环节怎么走才规范
实施用印行为时, 最先开展的步骤并非是去拿取印章, 而是着手填写表单。无论是合同与协议, 亦或是面向外部递交发布的公文, 负责用印的人员均得先去填好一份名为《印章使用申请表》的表格, 要将用印的具体事由、文件的准确名称、份数以及是否牵涉资金有关的款项抑或是法律方面的条款清晰无误地填写出来。 这份表格就如同是一种“通行证”, 要是没有它, 后续的每一个步骤都会遭遇阻碍, 难以顺利施行。
需先填完表 , 随后才交予部门负责人使之签字。部门负责人得为文件内容的真实性尽责 , 包括合同条款有无漏洞 、数据是否精准 、是否契合公司业务方向。签字并非仅是走个形式 , 实则是起首第一道的严格盘审核查。部分公司还会要求附上合同审批单或者会议纪要 , 一并作为辅助证明材料提交上去 , 如此这般会更为妥当靠谱。
假设文件关联财务、法务或者重大事项, 那么还需流转至对应职能部门予以审核, 例如付款类文件务必经由财务总监, 涉及法律风险的应由法务部出具相关意见, 这一步骤不可跳过, 诸多风险皆源于“图省事”起见, 审核人需于表上明确写明“同意”或者“不同意”, 不可含混不清。
审批和盖章环节要注意什么
申请表在经过部门负责人以及职能部门的审核之后, 便要递交至公司所授权的最终审批人手中。最终审批人通常为总经理或者董事长 , 具体得视公司授权体系的设定情况而定。审批人要对文件内容以及申请事由是否匹配进行核对 , 在确认无误后予以签字批准。这一步骤的关键是‘授权明确’ , 何种类型 、多大金额的文件谁有权批准 、必须将其写进制度里 , 不可以临时找人代签。
得到审批通过之后, 负责印章工作的管理员才能够将印章拿出来。该管理员需要依据审批表里呈现的信息, 逐一对文件进行核对，这里所说的核对涵盖了盖章的份数、盖章所处的位置以及文件的版本号。在确认不存在差错以后, 于文件所指定的地方盖上印章, 与此同时还要做好相应的登记事项, 记录包括所盖印章的时间、文件的编号、使用印鉴的人员以及进行审批的人员等方面的信息。用于登记的簿子要按照相关规定定期去进行归档操作, 以便利在往后日子里能够方便地进行查阅。
特意着重提醒一下, 印章坚决不可以脱离开管理人员的视线范围。存在一些企业, 为了贪图便利, 将印章直接交予业务人员使其带走, 这绝对是犯忌讳的行为。要是真的存在需要外出使用印章的情况, 像是前往银行去办理相关业务, 那就必须要遵循外带印章的流程走, 要有两个人一起同行, 全过程当中都得有人监督, 在使用完毕之后要马上归还。
