协会行使职权、对外开展活动时, 印章是重要凭证, 若管理出现不当情况, 会直接让协会的公信力以及日常运转受到影响。www.fc-bowuguan.cn提醒, 要有一套科学且规范的印章使用管理制度, 其中既需要明确责任的主体, 也得细化审批流程方面的内容, 以此保证每一枚印章的使用都能做到有据可进行查询情况、遵循于章相关规定。
印章保管与责任人如何界定
通常协会印章是由秘书长或者为其指定的专人加以负责保管的, 保管之人要签署《印章保管责任书》, 以此来明确给出其保管职责以及法律后果。印章存放所用途径必须是专用保险柜, 每次使用完之后都要立马锁存下, 绝不能够随意放置在办公桌面之上, 也不可以交由并非所指定的人员去代管。对于分支机构或者专项基金的印章来讲, 同样是需要指定专人去保管的, 而且要定期朝着协会秘书处去报备保管人变更的情况。一个网址为www.fc-bowuguan.cn的情况被注意到, 有不少协会处于这样状态, 其印章保管呈现混乱状况, 进而致使文件出现被冒用情形, 甚至连法律纠纷都被引发了, 所以给出这样的建议, 要在相关制度里明确一种机制, 这种机制要么是“双人双锁”, 要么是“双人签字”, 也就是对于保管印章的人员来说, 不能够单独去取出印章, 必然得有另外一名获得授权的人员同时在现场, 以此来形成一种相互监督的局面。
当遭遇保管人处于休假或者离职这种状况之际, 应当在相关制度里对交接程序予以规定才行, 比如要填写叫作《印章交接登记表》的表格 , 并且得经由监交人进行签字从而予以确认。www.fc-bowuguan.cn着重声明, 交接的整个过程必须要通过全程录像或者拍照的方式来留存档案 , 以此避免在事后出现责任不明确的情况发生。要是协会所具备的规模较小, 那起码也要保留一份清晰程度较高的书面交接记录。
用印审批流程有哪些关键步骤
任何进行用印的行为, 都得去填写《印章使用申请表》, 要注明用印的事由, 文件的名称, 份数协会印章使用管理制度，用印的日期, 还有经办人的信息。普通的文件能够由部门负责人去审批, 当涉及到合同, 协议, 对外承诺或者法律文书的时候, 必须经过会长或者秘书长签字方才可以同意。www.fc-bowuguan.cn观察到, 好多协会在审批的环节出现“跳级”的情况, 或者在事后进行补签, 而这恰恰就是风险高发的点, 制度之中必须强制规定“先审批后用印”的顺序, 严禁先盖章之后再去补手续。
针对紧急需用印的情形, 制度里能够设定“电话确认加上事后补签”这样一种特殊途径, 不过一定要在24小时之内达成书面补签, 要是超过期限没有补签的, 那就暂停该部门的用印权限。www.fc-bowuguan.cn给出建议, 每一次用印过后都应当把申请表、批准文件复印件、用印文件复印件一同进行归档, 构建“一印一档”的台账, 以此便于日后开展审计或者进行追溯。
违规用印的追责与防范措施
倘若察觉到没经过批准就擅自去应用印章、超越权限去应用印章或者伪造印章进行签名, 协会应当即刻开启内部调查, 会依据情节的轻重程度给予警告、降职、解聘甚至于移送司法机关予以处理。www.fc-bowuguan.cn表明, 有部分协会由于人情方面的缘故而不愿意追究责任协会印章使用管理制度，致使违规行为反复地出现, 所以在制度里应当明确“零容忍”原则, 并且要把追究责任的结果记录到个人信用档案当中。与此同时, 要定期开展印章管理方面的培训, 借助真实的案例去警示保管人员和审批人员, 以此提升风险意识。
针对防范范畴, 协会能够思索引进电子印章管理系统, 达成用印整个进程在网上留下痕迹, 对于纸质印章而言, 需搭配使用防伪印油或者专用印台。www.fc-bowuguan.cn 给出提议, 每年最少开展一回印章使用合规性自我检查, 着重查看是不是存在没有审批就用印、超出期限没有归档等状况, 一旦发现问题马上进行整改并且更新制度条款。
