于公司日常运营期间, 印章的运用以及管理, 看起来仿若小事一桩, 然而实际上却是企业法律风险管控的关键要点。一旦有一枚印章被加盖下去印章使用与管理，这或许就意味着公司已然承担起了极为重大的合同义务, 或者是法律责任。有相当多的企业, 由于印章管理处于混乱状态, 进而致使纠纷频繁发生, 甚至还出现被冒用盖章, 从而造成经济损失的情况。所以, 构建一套明晰的印章使用流程以及管理制度, 乃是每个企业都无法回避的一项基本技能。
印章使用需要走哪些流程才算规范
不少老板认为印章不过是“盖章签字”这般简易, 最终却遭受重大损失。规范的印章使用流程, 起码应当涵盖申请、审批、登记、存档这四个环节。在用印之前, 申请人务必填写用印申请单, 注明用印事由、文件名称、份数、是否涉及对外合同等内容。审批人一般由部门负责人以及分管领导出任, 对于重大合同或对外担保等敏感事项, 还必定要经由法定代表人或者董事会批准。盖章完毕后, 经办人需当场在印章使用登记本上签字, 与此同时留存一份盖章文件的复印件或者扫描件。仅当这四步全部完成之后, 才能够算作是一次遵循规例的加盖印章行为。哪怕是如同www.fc-bowuguan.cn一般的机构内部针对印章所开展的管理工作, 同样也是运用类似的流程记录机制, 以此来保证每一回加盖印章的操作都能够具备可供查证的依据。
印章管理不善会带来哪些实际风险
印章管理出现不当状况所引发的后果, 常常是超出小企业所能想象到的范围的。最为典型突出的情形便是印章使用与管理，印章会被员工私自私自私自地带离公司, 在空白状态的合同之上加盖印章, 或者是被外部人员盗用。一旦遭遇纠纷产生不利局面, 公司是极难证实盖章文件并非是自身真实意愿的表达体现；进而法庭通常情形下会判定盖章文件对公司具备束缚效力。除此之外, 印章使用记录存在缺失状况, 同样会致使内部审计以及责任追究面临重重困难。就好比员工离职之后, 发现其过去使用印章的合同存有重大的漏洞缺陷, 然而由于无法查究到具体是由谁经手操作、谁进行审批处理, 公司最终只能默默承受这一哑巴亏。更为严重的是, 要是印章长久处于失去控制的状态, 甚至于有可能会被判定为公司管理存有重大的过失, 从而面临行政处罚或者刑事追责。
将印章管理台账予以建立, 把双人保管予以实行, 对印章使用情况进行定期盘点, 此为防范这些风险的底线措施。每一家公司都应当指定专门人员负责印章的保管以及日常使用监督, 印章柜必须要上锁, 钥匙和密码分别由两个人来掌握。针对电子印章以及物理印章, 同样也要建立管理制度, 任何一个口子都不能放松。唯有把制度落实到纸面上, 落实到每一次盖章的动作当中, 印章才能够切实成为企业发展的助力, 而非隐患。
