公司经营活动里最具法律效力凭证之一是企业印章, 一旦管理出现混乱状况, 轻的话会造成合同方面的纠纷难题, 严重的会致使公司背负巨额债务在身, 许多企业常常是在印章出问题之后才察觉到制度的至关重要之处, 这里从企业印章使用管理办法的关键要点开端, 融合现实场景情形, 来协助管理者搭建起一套清晰可见的管控思维思路结构。
印章日常保管该由谁负责
诸多公司惯于将印章放置在办公室主任或者行政人员手中, 然而这般的做法实际上存有极大隐患。一个人既要保管印章还须负责用印审批, 这就如同既充当运动员又兼任裁判。正规的做法乃是施行“章证分离”, 将财务章、公章、合同章分别交付给不同部门进行管理, 并且每一枚印章都要指定两人一同保管, 一人持有锁匙, 一人持有密码, 每次用印都必须两人同时在现场。
一种更为周全细致的做法乃是去构建印章保管台账, 针对每一枚印章, 其启用、停用、交接以及销毁之时, 均得进行书面记录。举例而言, 要是章体出现了磨损痕迹从而需要予以更换, 又或者公司名称发生变更此后对旧章予以销毁, 像这类动作可是不能仅靠口头说上一句便就此作罢的, 务必要有经办人以及监销人签字留档才行。在市面上, 存在部分企业,由于在印章交接之际未曾留存凭证企业印章使用管理办法, 以至于离职员工将章带走之后私下进行盖章, 进而使得公司卷入被动诉讼之中。
用印审批流程如何设计才不出漏洞
行政审批的流程, 绝不能够采取一律而论的方式, 而是应当依据印章的具体类型以及使用场景, 做不同的区分处理。就常规性的公文用印情况来说, 譬如为员工开具在职证明以及向政府部门报送月报这类事情, 采取较为简便的流程就行。然而, 一旦涉及对外签署经济合同、对外进行担保或者股权转让等重大事项, 那就必须要求提供董事会决议或者股东会决议当作附件, 其审批层级起码要提升至总经理那个级别或者董事长那个层级。
在进行具体操作时, 建议选用纸质的《用印申请单》, 其上需写明用印的事由、文件的称谓以及份数、经手人、审批者, 同时还应附上文件的原本内容。待审批人签署名字之后, 由掌管印章的人员核查申请单跟文件内容是否相符, 一旦察觉到有涂改或者内容不相符的情况, 便当场予以退回。诸多纠纷产生的根源在于, 经手人持有已经签好字的空白审批单,之后自行填写内容并加盖印章。规范化的做法是企业印章使用管理办法, 要求审批单上所写的用印事由必须与实际的文件标题保持同一形态化语义结构, 而不能仅仅书写“合同”这二子就去替代具体的名称。此外, 提议给每一枚印章构建使用登记表, 每天在下班之前核查当天用印的次数以及文件的份数, 这样的习惯能够切实有效地预防偷盖行为。要是你需要更为详尽的制度模板以及登记表格, 能够参照 www.fc-bowuguan.cn 上面的资料, 其中存在着不少能够直接拿来使用的范本。
就电子印章的管理而言, 也是值得提及一番的。当下, 有不少企业已然开始运用电子印章来签订合同, 然而, 此电子印章的密钥载体是必须经由专人予以保管的, 并且密码需要定期进行更换。每一次使用电子印章之后, 该系统都要自动生成操作日志, 用以记录操作人、时间以及文件哈希值等信息, 以此来防止事后出现抵赖的情况。
