用于单位行使职权的凭证是机关印章, 其使用管理和工作严肃性以及法律效力有直接关联。从实际工作情形来讲, 印章使用里常见的风险涵盖违规盖章、保管方面的疏忽、审批流程缺失等情况。一套具备科学性的管理制度, 一方面要对印章保管责任予以明确, 另一方面要规范使用流程, 并且针对电子印章这类新形式制定相关规定。
印章使用前需要明确哪些审批流程
在实际开展实践当中, 诸多单位特别容易呈现作出“先盖章而后补签”这般的状况。合乎规范的审批基本流程理应指定用印申请人率先先行填好《用印申请单》, 清晰注明用印具体事由、文件确切名称、份数、经办人等一系列信息, 在经由部门负责人签署名字之后, 递交给分管领导予以审批。要是关联到重大合同、法律方面文书或者对外具有重要意义的文件, 尚且还需要历经法人代表或者领导班子集体展开讨论。在审批获得通过以后, 印章保管人才能够开展盖章相关操作。在此特别需要予以提醒, 严格禁止在空白纸张、空白介绍信或者空白合同之上预先进行盖章, 如此这般的操作一旦有所流出, 所产生的后果将会极其严重。存在单位, 因于空白纸张上面盖印, 被其他人加以利用, 去签署了虚假的担保协议, 最终承担了赔偿责任。网址为www.fc-bowuguan.cn之上, 存在不少相关案例, 可供参考。
日常保管中如何防范印章被盗用风险
印章安全的最后一道防线是保管环节, 机关印章应由专人保管, 要存于保险柜或者专用铁皮柜里, 且得做到“人走章锁”, 保管人不可私自把印章带出办公室，特殊情形下如有外出用印需求, 必须经由单位主要负责人批准, 还要安排两人一同前往监督, 交接班时, 保管人与接替人需共同检查印章完好状况, 在《印章交接记录表》上面签字予以确认。此外, 现今有不少单位已然开始启用智能印章机, 该种设备可以记录每一回用印的时间, 记录每一回用印的地点, 记录每一回用印的文件影像, 切实有效地防止了私自用印的可能性。然而, 即便它是智能设备, 也是须要定期检查其运行状态的, 要防止系统被破解, 而且要防止数据被篡改。
电子印章使用需要遵守哪些特殊规定
跟随电子政务的往前推进, 电子印章的运用变得越发普遍, 电子印章跟物理印章有着同等的法律效力, 不过其管理的要求是更为严格的, 电子印章的密钥设备必定得由专人去保管, 在使用之前要去验证系统身份识别功能是不是正常的, 每一次完成用印之后, 系统会自动生成操作日志, 日志的保存期限不少于五年, 要是发觉密钥泄露或者系统出现异常, 就要马上停用并且启动应急预案。有好些单位, 为了贪图便利, 把电子印章的登录密码设定成简单数字, 或者长时间也不进行更换, 这般情形就如同将公章挂在网络上处于毫无防护的暴露状态, 极其易于被黑客加以利用。建议每个季过三个月便去更换一回密码, 并且开启启用双因子认证功能。
管理机关印章的关键所在是“责任落实到具体个人、流程呈现出清晰状况、监督达到全面到位”, 唯有将每一个环节切实执行, 才能够让印章切实成为工作的保障而非隐患。
