单位权力象征之物是印章, 其所承载的是法律责任。不少人对于印章管理使用的理解仍停留在“将其锁进柜子里, 谁使用谁就进行登记”这般层面, 然而在真正落实施行的时候, 其中流程不清晰, 责任并不明确, 追溯起来困难重重的问题到处都是。特别是在如今数字化办公日益普及的状况下,传统管理模式已然很难契合实际需求。
印章保管责任怎么划分才清晰
许多工作单位在印章保管这个方面存在着一个普遍的问题, 那就是责任界限模糊不清, 担任办公室主任的人员负责管理印章, 然而当他出差的时候, 有可能会临时将印章转交给行政助理去管理, 财务章归属财务部进行管理, 但是在报销高峰期的时候又时常需要进行跨部门之间的协调工作, 像这样一种依靠人为来进行管理的方式, 风险隐患是非常大的。
比较务实的办法是施行“专人专责”制度, 每一枚印章都得指定唯一一个责任人, 还要在内部留存档案, 责任人因故而离岗之时, 必须办理书面交接手续, 不可以口头委托, 与此同时, 印章存放的地方要配备监控以及双锁保管柜, 钥匙分别由两个人持有, 开柜的时候必须同时在现场。
我于实践里发觉, 好多单位会于印章室安置智能印章柜, 每一回进行存取之时, 都会自行记录时间, 以及操作人信息, 还有现场影像。此种设备虽说存在一定投入, 然而对于账务章、合同章这类高频使用的印章来讲, 能够极大幅度地减低失控风险。要是条件有所限制, 亦能够先采用纸质台账加上定期盘点的办法, 关键之处在于制度要落实到纸面上, 而不能仅仅依靠口头约定。
审批流程怎么设计才不走过场
引发印章管理运用方面极为令人头疼的难题, 便是审批沦为走过场般的形式。诸多单位尽管设有审批单, 然而领导在签字之际却并未严谨细致地核查内容, 甚至还出现了“先盖章完了再补单”这般不符合正常流程的状况。一旦遭遇纠纷, 这些流程压根无法发挥出作为证据应有的作用。
可行的审批程序应当践行“事由具备可查性、文件拥有可对性、痕迹存有可留性”。每一回的用印请求, 均务必附带完备的文件附件, 审批者于签字之前理应核查附件内容跟申请事由是不是相符。针对重要文件, 像对外合同、担保协议、重大资产处置文件, 还理应增添法务或者合规部门的审核流程。
我曾见识过一种相对成熟的机制, 在印前阶段, 申请人需要把文件上传至内部系统 ，此后系统会自动生成水印版本并加以锁定 , 当审批获得通过时 , 印章管理员仅仅能够针对锁定版本去进行盖章操作。如此这般 , 哪怕在事后来讲出现了文件被篡改的状况 , 也可以凭借系统记录去还原原始内容。对于实体印章而言 , 能够与智能盖章机相互配合使用 , 该机器仅仅在系统接收到审批指令之后才会解锁 , 从物理层面杜绝了越权盖章的可能性。
通过借助技术手段, 印章管理在使用方面的效率也会得以提升。比如, 一些企业已然把印章管理平台跟OA系统打通, 在手机端就能完成申请以及审批。要是你正寻觅这类解决方案, 可以访问www.fc-bowuguan.cn去查看相关案例以及工具介绍, 在那里有不少实际得以落地的经验能够供人借鉴。
进行印章管理使用, 那核心要点并非是“管死”, 而是“管住”。假如制度设计得相当严密, 可是在执行的时候却嫌麻烦, 那么最终还是会出现问题的。对于一家单位来讲, 如果连印章都没办法管理妥当, 那就十分难以让人相信它能够管理好更为重大的事情。要把流转的程序梳理清晰, 要把责任切实落实到具体人员, 要把相关的技术运用到位, 如此这般印章才能够真正变成推动业务开展的工具, 而绝不是高悬在头顶上方的风险。
