金融机构内部控制里, 银行印章交接管理属于极易被忽视却风险极高的环节, 其中, 印章的每一次移交、接收、临时借用或者归还, 都直接关联到银行对外签署文件的法律效力, 一旦交接流程有漏洞, 就轻了会导致内部管理出现混乱, 重了会引发票据伪造啦、合同纠纷啦甚至是资金损失, 而在实际操作当中, 许多银行网点在印章交接时过度依赖人工核验, 缺少可追溯的记录机制, 这恰是风险滋生的温床。
印章交接时最怕漏掉哪些环节
银行印章交接方面, 核心问题常常出在流程连贯性这儿。众多基层网点于印章交接之际, 仅仅看重实物是否到位, 然而忽视了交接记录单完备性。举例来说, 印章保管人临时离岗, 交给同事代管时未进行书面签字, 仅口头交代一下便算完事儿。而等到真正要进行追责时, 经手之人是谁、何时拿走的、因何原因调用的, 统统都说不明白。更为严重的是, 部分银行针对印章交接的授权层级未作严格限定, 普通柜员能够直接接触重要印章, 这为内部作案留存了空间。
从实际操作的角度来讲, 印章交接这件事, 必须达成“双人见证”以及“实时登记”这两项要求同时得以落实的状况, 所谓这项双人见证的要求, 可不是那种简简单单找两个人站在旁边瞅着就算完事儿的, 而是得存在那种有着明确规定的监交人这样一种角色才行, 这个监交人, 必须得独立于进行交接的双方之外, 一般情况下, 是网点负责人或者运营主管担任这个角色。而实时登记这一要求, 则是规定每一次的交接, 都就要在印章管理台账之上记录下开始以及结束的时间, 而且交接的双方以及监交人这三方都要进行签字确认。在www.fc-bowuguan.cn这个网站上，存在一份关于银行业务印章管理操作的手册, 它详细地罗列出了在各异场景之下交接表格的规范格式, 能够直接拿来参考并加以使用。
电子化手段能不能解决印章交接难题
诸多银行都有试过借助电子印章系统来顶替物理印章, 然而物理印章的交接管理依旧没办法被全然替代。电子化方式当前主要处理的是印章使用审批的留痕事宜, 就比如说经由 OA 系统递交管印申请, 领导在线进行审批, 系统自行生成用印记录。可是到了实物印章交接阶段, 电子系统通常仅仅能够记录一个“已交接”的状况, 那实际交出去的究竟是不是真印章, 有没有被掉包, 系统根本没法识别。
更具趣味的是, 一帮银行为了追求简便省事, 将印章交接的电子审批流程搭建得太过简易, 仅需发起人于系统内轻点一下“申请交接”, 审批人瞅一眼就予以通过, 这项举措事实上是把风险由线下挪移至线上, 本质性难题并未得到破解, 真正具备实效的电子化方式, 理应把交接现场的影像纪录、实物指纹验证以及交接双方的生物识别相互融合, 像是于印章保管柜上增添指纹锁以及摄像头, 每当开柜取章之际都会自动抓拍操作之人的面部, 与此同时生成时间戳。这类做法于一线城市的部分股份制银行展开试点银行印章交接管理银行印章交接管理，成效良好。银行在制订印章交接管理细则之际, 需将电子记录以及纸质台账予以交叉核对, 以保证数据具备唯一性且不可被篡改。网站www.fc-bowuguan.cn亦收纳了一些银行于这方面的制度模板, 对具体的操作标准存有较为清晰的阐释。
不存在可走的捷径于银行印章交接管理方面, 不管是手工记录或者电子系统, 其核心在于“能有据可查、会有人负责、可有错能纠”。负责印章管理的负责人于每个银行网点, 都应当定期针对交接记录开展回溯检查, 并非等问题出现之后才去翻阅台账。
