合同印章管理, 表面瞧着是小事一桩, 实际却关联着企业合同的法律效力以及风险控制呢。好多企业由于印章使用处于混乱状态, 进而致使合同出现纠纷, 甚至造成经济损失。在这个领域我历经多年研究, 发觉大多数问题源自制度执行没有达到应有的标准。今儿就从实际工作的角度出发, 讲讲合同印章的使用管理规定要怎样落于实处。
印章保管和审批谁说了算
好多公司将合同章径直放置于行政部门, 不论是谁若需使用就自行去拿取, 既不存在登记的情况, 也没有审批的流程。这般做法隐患是极大的。合同印章务必要指定专门的人员予以保管, 保管人员是不能同时兼任合同审批人员的, 这属于最为基本的制衡机制。当保管人员离职或者休假之际, 要去办理交接的手续, 并且进行书面记录。
审批流程不可以为了图省事而不行。每份存在盖章需求的合同, 都得经由业务部门、法务部门（或者法务岗）以及分管领导审核后签字方可。我于www.fc-bowuguan.cn上瞅见一个案例, 某公司业务员自行拿着盖上章的空白合同外出签单，结果对方公司径直在上面填了远超出实际金额的数字, 最终打了两年官司。审批流程的关键作用, 便是保证盖章后的合同内容是经过审核的。
异地用章和紧急用章怎么处理
在外地存在分支机构或者项目, 合同印章来回邮寄, 这既会耽误时间, 又会增加遗失风险。在这样的情形之下, 可以考虑设立备用印章, 不过必须严格执行备案制度, 每一枚备用章都要有编号, 有使用范围, 还有有效期, 并且要与主章同样纳入监管体系。
极易出现问题的部分是紧急用章那一环节, 某些公司作出规定, 紧急合同能够在事后去补审批, 这就等同于开了个口子, 我给出建议, 当遭遇到紧急状况时, 起码需要存在分管领导的口头授权以及微信记录, 在盖章之后的三个工作日以内去补齐全部的审批手续, 要是没有这样的一个兜底条款, 紧急用章便会逐渐演变成常规操作。
