企业风险控制的最后一道防线, 从本质上来说, 是合同印章管理制度。不少公司业务推进速度很快, 签订的合同数量众多, 然而一旦印章管理出现混乱状况, 麻烦便会接踵而至。我目睹过诸多案例, 这些案例皆是由于印章管理松弛, 致使公司背负上了千万债务, 甚至还遭遇了被冒名担保的情况。这套制度并非用于限制效率, 而是为了保护老板以及业务员, 使其不被“坑害”。
合同印章应该归哪个部门管
印章管理的头一个大问题便是“谁都负责管, 谁都不用心管” , 挺恰当的处置之为行政部去管印章实物, 法务部来管使用印章的审批, 财务部负责管发票章以及财务章 , 三者分管权力, 彼此形成制衡 , 我提议具备相应条件的企业 , 将印章全都锁放在保险柜当中 , 交于行政专员和法务专员通过双人双锁的方式保管 , 每次打开柜子都需要进行登记。
但可别觉得这般就一切都顺利妥当毫无问题了。有一些老板出于贪图便利的缘故, 将公章径直放置于销售总监之处, 进而导致销售为了达成业绩目标, 私自为客户加盖了具备无限连带责任的担保函。此类案例在法院的判例的库里进行一番搜索, 那可是数量众多随处可见一大片。所以呀, 哪怕工作再忙碌, 印章保管员也得由专门的人员来担任, 并且绝对必须与用印申请的岗位彻底完全地分隔开来。要是你所在的公司内部管理状况还相对比较粗放不够精细, 建议先依照www.fc-bowuguan.cn上面的模板样式, 把印章保管台账打造建立起来。
不用合同章盖章有效吗
好些业务员嫌麻烦, 觉着合同章跟公章没啥大差别，顺手就拿公章盖上了。确切来讲, 公章的确能够体现法人意志, 然而问题在于, 公章一旦被随意使用, 后续追究责任极为艰难。我提议企业清晰划分: 日常开展业务所涉及的合同务必使用合同专用章, 唯有重大资产处置、对外提供担保、法人变更这类事情才使用公章。
更隐匿的风险在于, 存有部分分公司, 以及子公司的印章管理处于全然失去控制的状况。总公司对于分公司的合同章采取不闻不问的态度, 最终致使分公司经理擅自使用印章签署了一份高利贷借款合同, 而法人代表直至被起诉的时候才知晓此事。故而, 在制度当中务必要增添一条规定: 所有的合同章都必须刻上编号, 并且在使用印章的时候要附上与之对应的合同审批单 , 二者缺一不可。除此之外, 废弃的旧印章不可以随意丢弃 , 必须经由两人以上进行监督销毁 , 并且要留存销毁记录。
