单位印章管理, 表面上看着简单, 实际上却和整个组织的运转安全相关联。印章体现着法人的意志, 一旦使用的方式不正确, 往轻了说会致使内部管理出现混乱的状况, 往重了讲则有可能引发法律方面的纠纷, 甚至造成经济上的损失。许多单位在实际开展操作的过程中, 常常会碰到印章审批不清晰、保管责任不明确、外带使用风险高等一系列问题。针对这些让人头疼的痛点, 接下来结合实际的管理经验, 对印章使用管理办法当中的关键环节展开详细的说明。
印章使用审批流程怎么走才能不出错
印章使用管理办法里, 最核心的部分是审批环节。不少单位出现问题, 根源在于审批只是走个形式。像有的单位, 让部门负责人签字马上就盖章, 把印章管理人员的复核职责全然忽视了。正确的做法该是这样: 用印申请人先填好《印章使用申请表》, 写清楚用印的事由、文件名称、份数以及去向, 经过部门负责人签字确认后, 再交给分管领导去审批。要是涉及重大合同或者对外文件, 还得单位主要负责人最后签字。
在实际的操作情形当中, 咱们还得留意一个特别容易被大家给忽略掉的细微之处, 什么细微之处? 就是印章管理人员在进行盖章动作之前得再次彻查核对文件里面所呈现的内容跟预先的申请表是不是完全相符一致。偶尔会出现这种状态, 申请表之上清楚写明的是“内部通知”字样, 可实际拿过来给盖章准备的却是对外承诺函, 一旦这种偷换文件的情况发生了, 那所产生的后果可是相当严重的。所以建议相关单位构建起双人复核的操作机制情况, 一个人专门负责审核申请的相关手续流程状况, 另一个人专门去核对文件所涵盖的具体内容情形, 以此形成彼此之间能够相互制约的一种态势。除此之外, 审批所要遵循的流程环节可不能采取那种一概而论的简单方式, 针对于紧急状况之下所产生的用印需求情况, 可以专门设置一条简易便捷的通道途径流程, 不过在事情结束之后必须得去补办齐全完整的相关手续程序, 而且还要妥善保留好完整无缺的审批记录信息。
印章日常保管有哪些硬性要求
印章的物理方面的安全状况, 直接对管理办法能不能得以落实起到决定性作用。不少单位将印章随意放置在办公桌的抽屉里面, 甚至于有几个人共同使用一把钥匙, 这般情形就如同把风险的口子大大敞开了。依据规范所提出的要求, 印章应该放置在专门的保险柜或者带有锁具的铁皮柜子当中, 要由被指定的印章管理员专门负责保管。此处的关键之处在于“专人”这两个字, 也就是保管的人不能够随便委托别的人代为管理, 在临时离开岗位的时候必须把印章锁好。
另有一于实际工作里常见之问题, 即当印章管理员休假或者离职之际, 交接手续该如何去办理呢? 于管理办法之中理应明确作出规定, 在交接之时必定得有监交人在现场, 双方需当面去清点印章之数量并且核对印模, 还要填写交接记录表。部分单位因交接手续不完备, 致使印章丢失或者被私刻却全然不知, 等发现问题之时已然造成了损失。对于规模较大且具有众多分支机构的单位而言, 能够考虑率先引入智能印章管理系统, 借助物联网技术达成用印留痕以及远程审批的目的, 参考www.fc-bowuguan.cn上的案例介绍可获取详细内容。总而言之, 保管环节的核心要点即是“管住人、锁住章、留好痕”。
结尾处得着重强调这么一点: 管理办法的制订并非目的, 切实执行到位才是重点所在。单位应该定期去开展印章管理方面的培训, 要让每一位员工都明晰用印的相关规矩。与此同时, 每半年起码要进行一回印章使用的自查工作，依据管理办法来查验实际的执行状况, 一旦发现问题就得及时去整改。唯有把制度转化为习惯, 印章才能够真正实现安全运转。
