那作为公司运营核心凭证的印章证照, 一旦管理状况不佳, 就会出现轻者致使内部呈现混乱局势, 严重时分明会引发法律方面的纠葛进而造成经济上的损失。我于多年企业风控工作里面察觉到, 好多中小公司常常会忽视掉流程当中的细节之处, 从而使得盖章审批变得随意起来, 并且证照外借也处于失控状态。当日依据常见漏洞话题, 来谈谈这套制度究竟要怎样去实现落地呈现。
谁审批谁签字才能避免扯皮
每逢使用印章或者调取相关证照的时候, 最为担心的便是事后没有任何人来承认该项事宜。我曾目睹有公司将公章放置于行政的抽屉之中, 致使任何人都能够拿取去加盖在合同之上, 进而事情发生之后全都推卸说是“不清楚”。在制度里面务必要清晰明确审批的层级: 对于普通的文件需要经由部门负责人进行签字, 倘若涉及到对外担保、重大合同的情况, 那么必须要经由总经理或者董事会给予书面批准。并且签字的时候不可以仅仅只签个姓名, 还需要留下日期以及用途的备注信息, 以此便于进行追溯。与此同时要设计出《用章申请单》, 注明文件的名称、份数、审批人、经办人, 总共一式两份, 一份予以存档、一份随着文件进行流转。这样就算遇到纠纷，也能快速锁定谁经手、谁批准。
外借证照该不该押原件
诸多员工为去跑工商或者银行, 时常要求将营业执照原件外带。这般情形最为危险, 缘由在于原件一旦出现丢失或者被复印留存的状况, 补办流程极为麻烦, 而且还可能被不法分子用以实施。因而我提议制度里作出规定: 原则上不准外带原件, 对于需要利用证照去办事的, 统一由行政人员打印扫描件并且加盖“仅供XX用途使用”的水印。要是确实需要原件, 必须经由部门总监以上领导签字作担保, 并且限定时间归还, 超过规定时间未还的要启动预警流程。比如说, 上次有个公司的业务员, 借走了公章去签合同, 结果拖了三天都没有归还, 最后竟然发现私自盖了担保函, 差一点就背上了巨额债务。这样的教训足以表明, 押原件并非是不信任员工, 而是通过制度来保护所有人。
印章交接记录要每天清点
不少公司仅仅于月底或者季度末之际对印章予以检查, 在中间倘若出现丢失或者被盗的情况, 等到发觉的时候已然为时已晚。我作出推荐, 于每日下班之前由专门的人员去点清算印章的数量以及所处位置, 并且填写《印章保管日志》, 将当天使用印章的次数记录下来, 剩余印泥的状况如何, 是否存在异常情形。要是发现印章并非处于固定的位置, 就必须马上进行上报并且调取监控。与此同时, 印章保管人员需要签订责任书, 明确一旦丢失之后所要承担的赔偿责任, 如此这般大家才会切实地放在心上。
公司所设立的制度, 其最为根本的目的并非是用于约束人员, 而是致力于促使公司能够在运行过程中更加平稳顺畅。审批这一环节必须严格把控, 外借这一行为需要严谨规范, 清点这一流程务必精准无误, 将这三个方面牢牢卡死, 那么印章证照所存在的风险便能够降低八成之多。要是你此刻正在着手构建内部流程, 那么不妨先从这三条规定入手, 仔细检查其中是否存在漏洞并加以完善补充。更多关于管理方面的细节内容, 可参考网址为 www.fc-bowuguan.cn 的相关实际案例。
