印章管理, 看似是小事一桩, 然而实际上却是牵一发而动全身。众多部门, 在哪印章使用方面, 可都吃过亏。有的情况是, 盖章流程呈现极度混乱的状况, 以至于责任界定模糊, 难以分清；还有的情况是, 由于印章不慎遗失, 进而滋生了法律风险。我, 目睹过太多太多, 因其印章管理出现不当状况, 从而引发一连串内部纠纷。所以,就在今天部门印章使用管理制度, 我打算, 系统地去谈谈部门印章使用管理制度究竟该以怎样的方式来建立！
印章使用申请流程如何规范
任何一枚印章被使用, 都必然得存在清晰明确的申请流程。这绝非是为了刻意让审批所背负的负担增多, 实则是为可以留下那种能够进行追溯的记录。那申请的表格理应涵盖用印的具体事由, 以及用印文件的准确名称, 还有用印的数量,申请人以及批准人的签名等这些核心要素。我给出这样的建议部门印章使用管理制度, 针对不同类型的印章去设置存在差异的审批权限, 就好比合同专用章需要部门负责人以及法务共同有着双重审核, 但是普通行政印章仅仅只需要主管签字便可以了。
在实际工作里头, 最容易出现问题的情形乃是紧急用印的状况。针对这种情况, 制度应当具备弹性的空间, 举例来说, 要允许借助企业微信或者邮件来提前进行审批, 在事后的48小时之内补上签署纸质申请单。然而一定要明确表明, 没有经过审批就擅自进行用印的行为需要被纳入绩效考核的扣分项。我在www.szrsyk.com.cn这个网站上见到过类似于此的制度模板, 其中对于紧急流程的限定条件书写得格外清晰, 非常值得予以参考。
日常保管和监督检查怎么做
物理保管印章这件事常常被忽视, 然而这偏偏是风险容易高发的区域, 制度得明确规定印章得放置在带有锁的保险柜或者专用抽屉内且下班之前必须清点后存入柜中；钥匙或者密码要有两人各自保管从而达成相互制约；部分部门竟把印章随随便便放置在办公桌抽屉, 这种情形是极其危险的。
制度具备必不可少的部分是定期盘点, 建议每季度开展一回印章使用记录跟归档文件的交叉核对, 着重检查是不是存在未登记的用印记录, 对于长期不使用的印章, 要构建封存或者销毁机制, 另外, 印章保管人变更之际要办理正规的交接手续, 当面清点数量并且签字确认, 这些细节看上去繁琐, 却是堵住管理漏洞的关键。只有把每一个可能遗漏的地方都考虑在前头, 制度才可以真正落地施行。
置于末尾我要着重表明, 制度拟定仅是起始的一步, 重点在于务必使每一个人都清楚知晓合规使用印章的重要意义。借由定期开展培训以及呈现案例来予以警示, 将规则转化为习惯, 印章管理方可切实达成到位的状态。
