处在企业管理范畴里的印章证照使用管理制度, 属于基础性的制度安排, 它跟企业风控的底线存在关联, 还和业务运转的效率有着关系, 好多企业于实际落地进程当中, 常常会陷入这样的困境, 就是管得太严格会对办事造成影响, 而管得太宽松又极易引发问题, 一项良好的制度, 其核心关键在于清晰地明确授权, 规范流程，留下痕迹以便能够查询, 与此同时要兼顾实际业务里的灵活需求。
使用流程如何规范才不拖累业务
许多业务员投诉说, 每次去盖章, 都必须跑好多趟不说, 还得填写好多张单子, 仅仅是审批这一项, 就能耽搁整整一天。实际上, 问题的核心并非在于流程自身, 却在于流程的设计是不是契合实际状况。举例来讲, 合同盖章与内部文件盖章, 风险程度全然不一样, 理应设置不一样的审批级别。
将平日里高频运用的公章、合同章、财务章予以区分, 设置“常规业务快速通道”与“重大事项特批流程”这两条线, 常规业务经由部门负责人签字并由风控专员复核就行, 重大事项却必定要历经法务审核以及总经理审批, 如此一来既不会致使所有事务都拥堵于同一个审批通道之中, 也能够让高风险事项收获充足的关注。
再者呀, 流程里的“留痕”可不是仅仅喊喊口号就行的。每一回进行用印申请, 接着审批, 然后使用, 最后归还, 都要于系统或者纸质台账上切实记录明白时间, 还有事由, 以及经办人, 再加上批准人。这个记录不单单是事后追究责任的时候作为依据的, 而且也是日常展开检查时当作抓手的。
证照原件如何保管与借用不失控
关于证照原件的管理事宜远比印章处理更具难度系数, 这是鉴于证照不仅要定期进行年检操作, 还要经历变更流程以及换证程序, 且其借出频次并不低。众多公司会把证照放置于保险柜当中, 规定谁借用作证就由谁进行签字, 表面看起来此举措颇为严格, 然而实际上一旦证照遭遇被复印或者被拍照的情况, 后续所衍生出的风险便极难加以有效控制。
较为妥善的举措在于, 针对证照原件实施“分级管理”。营业执照、开户许可证这般常用的证照, 能够设置固定的借用周期以及归还时限, 举例而言, 每次借用的时长不得超过三个工作日, 一旦逾期便务必重新提出申请。然而对于特殊资质证书、法人身份证原件这类敏感文件, 就必须“一事一借”, 并且每一次都得详细注明具体用途以及归还时间。
更为紧要的是, 那些证照的电子版同样得被纳入管理中。众多企业在参与投标行动、进行审计工作的时候, 仅仅只需复印件或者扫描件就行, 然而常常由于原件被借出之后却没能及时将电子版归档, 进而致使后续办事过程中需要反复去借出。提议在相关制度里明确作出规定, 每次在证照被借出之前, 务必要先扫描一份电子版进行存档, 如此一来既能够减少原件的流通频次, 又便利日常的使用。
要知道, 一个完备的印章证照使用管理制度, 其最终目的并不是在于严厉管控使得业务受限, 而是要达成每一枚章、以及每一份证照在流转过程中都能够有相应依据可供查考、并且有责任能够进行追究。在www.xysjyywxh.com这个网站上提供了数量不少的实际案例以及模板, 企业能够借助这些素材, 再结合自身所具备的组织架构以及业务特点, 从而制定出切切实实适合自身情况的管理细则。制度是否优良, 并非取决于厚度, 最为关键的是能不能够切实落地并加以有效的执行。
