部门印章, 看起来好像是小事, 然而它却是企业管理当中, 特别容易就漏出风险的一个环节。在现实里面, 有不少的公司, 因为印章管理处于混乱的状态, 出现了越权盖章, 还有印章丢失, 甚至是私刻冒用等方面的问题, 情况轻的会造成内部产生混乱, 情况重的则可能引发法律纠纷。一套清晰同时可执行的部门印章管理办法, 是每一个企业都必得打好的制度基础。
部门印章该由谁来管最稳妥
许多公司将印章交予行政助理或者前台帮忙代管, 表面看着便利, 然而实际上却存在诸多隐患。部门印章的保管人员务必明确至具体岗位, 不要随机指定某人兼职承担这一任务。最优的做法是设立“印章专管员”岗位该岗位的人员禁止同时兼任类似财务、合同审核等有可能引发利益冲突的职务。专管员必需进行登记备案, 并且签订保管责任书。
印章放置哪儿很是费思量。绝不可随意搁于办公桌抽屉中, 而务必锁进保险柜或者带锁的文件柜里头方可。每日临近下班之时, 负责专管之事工作人员需查看印章是否回归原位。一旦有印章临时借至外部这种状况出现, 就得经由部门负责之人给出书面形式审批, 并且指定专门之人全程相伴方才能够启用，使用完毕马上就得归还。
尤为关键的是, 印章使用记录要每日进行登记, 何人于何时, 因何事情, 加盖于何种文件之上, 皆需逐一予以记录, 此记录本要适时进行归档, 并且最少保存三年, 一旦遭遇纠纷, 这本记录便是最为直接的证据。
用章审批流程怎样设计才不流于形式
审批准序太过简易, 印章便易于失去控制, 然而流程太过繁杂, 又会致使业务效率被拖慢。一项合理的部门印章管理举措, 理应依据用章类别以及风险等级去设计审批层次。
像是平常的内部通知、会议纪要这般低风险的文件, 能够经由部门副职予以审批就行。然而要是牵涉到对外的合同、承诺函、担保文件, 那就必然得历经部门负责人甚至法务部门展开双重审批。部分公司还规定用章申请人要预先填写《用章申请表》, 标明用途跟文件份数, 并且由风险控制岗提早审核文件内容。
尤其得留意的是, 绝对禁止在空白的纸张、空白的合同或者尚未填写齐全完整的重要文件上面盖章。像这种“先盖章而后补充内容”的行为方式, 一旦被居心不良的人加以利用, 企业极有可能要承担意想不到的法律责任。要是确实遭遇了紧急状况, 同样必须先行让最高负责人以电话或者邮件的形式进行授权 , 之后在三日之内补交书面的审批单。
审批流程单单依靠自觉是不行的, 还应有技术手段予以辅助, 当下不少企业引入了电子印章系统, 实现线上审批、自动留痕, 这样做既能提升效率, 又可避免人为作弊, 即便对于传统印章而言, 借助拍照、扫描等方式把用章文件电子化存档作为审定流程闭环的证据, 也行得通。
