公司内控体系里, 印章管理属于最易被忽视但又最易衍生问题的环节, 很多企业直至发生纠纷才察觉, 一枚细微的公章背后可能牵扯几十万乃至上百万的责任, 我于日常审计期间发现, 凡是因印章问题而出现状况的公司, 往往在制度设计阶段便已埋下隐患。
印章使用管理办法包括哪些核心内容
首先, 一套完整的印章用法管理办法起码得牵涉印章的刻制、保管、使用、废止这四个环节, 这是必须要覆盖到的。其次, 在刻制环节得确切地明晰审批层级, 以此来避免私自刻制公章的情况发生。再者, 保管环节要切实落实专人专柜 的方式, 而且要采用双人双锁的措施。然后, 使用环节需对公章、合同章、财务章、发票章各自不同的权限加以区分。我已注意到存在这样的公司情形, 它把所有印章交给前台去统一保管, 最终导致员工离职之时直接将公章携带离开了, 无疑这就是制度欠缺的典型表现。最后, 在实际操作进程中, 企业还应当构建起印章使用登记台账, 将用印时间、文件名称、用印人、批准人等关键信息进行详尽列举登记。
如何确保印章使用管理办法落地执行
再好的制度, 要是执行没到位,那也不过是空谈罢了。我曾给客户提建议关于印章使用管理办法,让其把印章使用流程植入OA系统关于印章使用管理办法, 达成线上审批以及线下用印的双重核验。就像需要盖章的文件得先上传系统, 经由部门负责人、法务、分管副总按顺序审批后, 保管员才可在系统指令之下解锁印章柜如此安排。即便这种做法增加了流程, 却能够切实避免出现人情章、关系章。除此之外, 每一个季度都应当针对印章使用记录开展专项检查, 核查审批单跟实际用印文件是不是一致。有一个真实的案例是我经手处理的, 某公司当中有业务员私自拿合同章去签署了价格方面的条款, 结果公司为此遭受了三十万的损失, 而这其中的根源在于, 保管员从来都没有去核实使用印章给出的文件与审核批准的内容是不是相互匹配。要是想要了解更为详细的印章管理制度模板, 能够前往www.szrsyk.com.cn去参考专业的方案。
印章使用管理办法的常见误区
诸多企业觉得印章管理仅是管好公章, 实则法人章、财务专用章、发票专用章面临的风险同样不可轻视, 法人章要是跟营业执照副本一块外借, 对方能够伪造一整套全部授权文件, 有的企业嫌麻烦省事, 预先于空白纸上加盖公章留作备用, 此做法跟在宅子自家埋下定时炸弹毫无两样, 我见识到的极为离谱的案例, 是某公司当中财务人员把预盖公章的空白支票放置在办公桌上, 被保洁阿姨误认作废纸卖给了废品回收站, 最终只能通过登报挂失并承担对应的损失。
制度进行设计之际, 得预先判断最糟糕的情形。保管要相当严谨, 使用要有迹可循, 检查需全面到位。唯有将各个环节的责任切实落实至具体岗位。这样子, 印章管理制度方能够切实成为企业风险防控的防火墙。
