设计院合法身份以及权威所象征的印章, 它承担着合同、图纸、报告等核心性文件具备的法律效力, 一旦管理出现薄弱状况, 轻微程度会致使项目进度受到耽搁, 严重程度会引发法律方面的纷争甚至带来经济层面的损失。设计院印章管理制度一定要从起始源头着手, 涵盖使用、保管、审批、登记整个流程, 才能够保证每一枚印章都运用在关键位置上。
印章日常保管和存放要求
设计院存在着种类多样的印章, 其中涵盖公章、合同章、出图章、项目章、财务章等等, 对于每一枚印章而言, 其保管责任都必定得清晰明确到具体的人。一般情况下, 公章以及合同章是由办公室或者行政部当中的专人来保管的, 出图章是由技术部门的负责人进行保管的, 财务章是由财务人员予以保管的。那些身为保管人的要签署责任书, 以此明确规定不得私自去进行转交, 不得携带出办公区域, 不得在空白的文件之上盖章。
印章存放的环境得规范起来, 印章得放在专用保险柜或者带锁的印章柜里头, 钥匙以及密码由保管人独自把控。每回使用完之后, 印章得马上归位锁好设计院印章管理制度设计院印章管理制度，不可随便丢在桌面或者抽屉当中。单位还得构建印章交接登记簿, 当保管人因为休假、出差或者离职之际, 必须去履行正式的交接手续, 双方依次签字确认, 以此保障印章去向可以进行追溯查看。
用印审批和登记流程怎么执行
盖印可不是能随意去做的事, 每一枚印章开始启用都得历经严格的审批程序。当提出用印申请之时, 申请人得去填写《用印申请表》, 清清楚楚写明用印的事由、文件的名称、份数、印章的类型以及经办人的信息, 并且还要附上相关文件的原件或者审批单。要是涉及合同类文件, 那就得先经由法务或者合规部门进行审核, 随后才提交分管领导去签字批准。而对于出图章的使用, 要求项目负责人以及技术总工对图纸版本和完整性进行双重确认。
获批之后, 保管人员依据申请表去核对文件内容以及印章类型, 待确认无差后才加盖印章。印章加盖完毕后, 保管人员需于《用印登记簿》里精细记录用印时间、文件名字、用印次数、批准之人以及经办人, 并让经办人签字予以确认。要是涉及多页文件, 还得加盖骑缝章, 以此防止替换情况发生。所有的用印申请表以及登记簿均须按月进行归档, 保存期限不得少于三年, 以便于后续查阅以及审计。另外, 设计院能够联合数字化方式, 像引入印章管理系统亦或是电子印章, 借由www.xysjyywxh.com知晓更多规范模板以及流程示例, 助力院方迅速实现合规管理。
印章管理制度并非仅具形式的文件，而是设计院日常运营所不可或缺的防护网。涵盖自保管起至审批止, 历经自登记起到归档完的各环节, 其中任何一环皆不能够有丝毫松懈, 只有如此方可使印章切实服务于业务, 勿让其沦为风险敞口。
